ドキュメント管理システム（運用面においての問題と解決）
ドキュメント管理・図面管理で、失敗したことはありませんか？
-- 「Northpark-Docmanager」の紹介 --
運用面においての問題と解決
程度の違いはあるでしょうが、今どの会社、官公庁、自治体、はたまた一般家庭でもドキュメント管理は行われているはずです。
「....... 失敗した。。。」 と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
失敗した原因は何処にあったのでしょうか？
問題点
高機能！といわれてシステムを導入したんだけど。。。
- どこから手をつけていいのかわからない。。
- 社内で管理形態の意見がまとまらない。。。
- システム構築まで時間がかかりそう。。。
- 個人パソコン内データ、サーバ内データ、手書き文書、印刷物。。。 メディア(媒体)がありすぎて整理しきれない。。。
ファイルサーバでもできる！と思って取り組んだけど。。。
- フォルダ名、ファイル名、日付だけでは、目的のドキュメント・図面をなかなか探せない。。。
- ファイルサーバがゴミ溜めになってどれが正しいのかわからない。。。
未だ何もやっていない。
けれど、会社の資産を何とか共有したい。。。
- ペーパレス化をとりあえずしたい。。。
- 今、目の前の「会社資産管理」だけ早くやりたい。。。
ドキュメント管理システムを構築するには、いきなり全社使用の高機能システムを構築してもうまくいく可能性は少ないようです。
将来ここまでしたい！という未来図と、現状のレベルを把握することが大切です。
将来ここまでしたい！という未来図と、現状のレベルを把握することが大切です。
完成図書管理システムをまずは構築し、少しずつレベルを上げていくとどのようなメリットがあるのでしょうか。
解決！
- ドキュメントが「正」なのか？「誤り」なのか？迷うことが無くなった。
- 個人が管理していた大切なデータを会社として管理できるようになった。
- 紙データしか残っていないものを電子ファイリングし検索するのが容易になった。
- ドキュメントを再利用し、新たなドキュメント作成のスピードアップ！
- セキュリティ対策として権限やパスワードをつけて管理できるようになった。
- 契約書管理で取引先との契約更新期限切れが起こらないようになった。
- 社内のプロジェクトごとにドキュメントの管理ができるようになった。
